Pour chaque création de société, l'experte relançait ses clients à la main.
Un cabinet comptable accompagne ses clients dans la création de leurs sociétés. Beaucoup d'étapes, des pièces à collecter dossier par dossier, et des relances clients qui finissent par s'oublier. L'experte voulait commencer par déléguer cette partie-là, celle qui ne lui apportait rien.
Elle savait déjà où elle perdait du temps.
On s'est posées un après-midi dans son bureau, à parcourir ses outils ensemble. Elle ne cherchait pas. Elle pointait. Là, je perds du temps. Là aussi. Là encore.
Elle voulait attaquer la création d'entreprise en premier. Petit sujet pour elle, à faible valeur ajoutée, mais beaucoup d'étapes et des relances qui s'oubliaient et pesaient sur la tête. Elle m'a déroulé son scénario, ses templates de mails. On n'a pas démarré d'une page blanche.
Elle voulait déléguer ce qui pesait, pas ce qui comptait.
Un parcours complet, du formulaire à la relance.
Quatre scénarios qui s'enchaînent. L'experte ouvre un dossier en remplissant un formulaire interne. Le système crée la fiche client, range le dossier dans le cloud, envoie au client un lien pour déposer ses pièces. Quand le client a déposé, l'équipe est prévenue. Quand le dossier est validé, le client reçoit la confirmation.
Reste le dernier morceau, celui qu'elle attendait le plus. Les relances. Quand un client tarde à renvoyer ses pièces, qui s'en occupe ? Avant, elle, à la main, quand elle y pensait. Maintenant, un agent IA regarde chaque jour les dossiers bloqués, lit la boîte mail Outlook pour vérifier si le client a répondu entre temps, et choisit l'action à mener.
L'agent qui décide à la place de l'oubli.
Cinq décisions possibles, une par jour, dossier par dossier. Relance douce. Relance plus ferme si le délai s'allonge. Alerte experte quand le cas sort de l'ordinaire. Mise en pause si le client a une raison de ne pas répondre, avec motif tracé. Et parfois, simplement attendre un cycle de plus. Le système écrit chaque décision dans la base de suivi : date, motif, numéro de relance, note d'audit. Pas de boîte noire.
La stack reste simple et reprenable par l'équipe : Make.com pour l'orchestration, Fillout pour les formulaires côté experte et côté client, Airtable pour la base de suivi, Outlook et Teams pour les notifications, OneDrive pour le rangement des pièces. Aucun développement spécifique, pas de dépendance à un prestataire pour faire évoluer un mail ou un statut.
Plus personne ne relance à la main.
L'experte récupère son temps sur la partie création d'entreprise. Le système prend les relances en charge. Elle voit dans la base de suivi qui en est où, à quel cycle, et pourquoi l'agent a suspendu un dossier si c'est le cas. Côté client, le dossier tient en un seul lien. Plus de PDF qui s'aller-retournent par mail.
« Là, j'ai reçu un truc de fou. Je vais en parler avec mes amis experts comptables. » L'experte, premier test grandeur nature, avril 2026.
Côté traçabilité, le système consigne chaque relance et chaque décision de l'agent. On sait à tout moment quel dossier en est où, pourquoi l'agent a choisi de relancer ou de suspendre, combien de fois le client a déjà été contacté. L'équipe garde le contrôle et reprend la main à n'importe quelle étape.
C'est la première brique. D'autres parties du cabinet attendent leur tour.
Vous portez des relances qui s'oublient. On installe ce qui s'en charge.
On regarde votre process avec vous, on cible un sujet à faible valeur ajoutée pour vous, on installe l'enchaînement. Vous reprenez la tête de votre métier, vos clients reçoivent ce qu'ils attendent au bon moment.